Право, Сударь, оспаривать изложенную Вами последовательность, по меньшей мере, неосмотрительно. Именно так происходит осуществление любого проекта. Ну, а в какой форме происходит реализация каждого этапа - задаётся конкретной ситуацией. В данном случае происходит, как Вы правильно заметили, формирование ТЗ. В формате Интернет-конференции. Интенсивность данного процесса, как всегда, зависит от желания его участников.
Всё, что делается на этом свете, делается руками.