на самом деле, процедура описана верно - вы привозите ноут в компанию, у которой имеется заключенный договор на гарантийное обслуживание. ноутбук остается на ответственное хранение, после проведения диагностики( абсолютно точно , что не в вашем присутствии) вам выдается акт тех заключения о неисправности, вы идете в магазин и получаете деньги.
А вот на чет бумажки с кодом - позабавило. Сервис должен сделать диагностику ноутбука, после чего выдается тех. заключение на основании которого либо меняется ноут, либо идет манибэк..